Nyheter april


NYHETSSIDAN UPPDATERAS IGEN 1 MAJ

Månadshälsning från segmentschef Jens Eriksson

Blandad ljudkvalité - slå gärna på undertexter i Youtube!

Corona update

Med anledning av coronavirusets...

...vidare spridning i och utanför Sverige så uppdateras riktlinjerna för våra skolor och medarbetare frekvent. Läs den senaste informationen som finns samlad HÄR på medarbetarwebben.

De vanligaste frågorna med svar finns uppdelade i tre grupper utifrån frågeställare: FAQ MEDARBETARE, FAQ ELEVER/VÅRDNADSHAVARE OCH FAQ REKTORER. Maila Jenny Wahlberg om du saknar viktig information eller om du behöver stöd med kommunikation.

Distansundervisning

Metodstöd för fjärr- och distansundervisning

På denna sida på medarbetarwebben samlar vi både metodstöd och teknisk support för fjärr- och distansundervisning.

Du kan också gå direkt till sajten med vårt metodstöd för distansundervisning: https://distansundervisning.academedia.se/

Elevhälsa på distans

På ovanstående sajt för distansundervisning hittar du även råd och stöd för elevhälsans arbete på distans och för elever i behov av särskilt stöd. Kontakta Marte Torp eller Monika Ivarsson Mattsson om du har frågor eller saknar någon information.

Öppen frågestund med IT på torsdagar

Varje torsdag mellan 15:30-16:30 har IT en öppen frågestund om distansundervisning för AcadeMedias medarbetare. Ställ frågor eller ge synpunkter till Tore Olbert, Royne Berglund, Per Melin och Fredrik Birath. Det vi inte kan svara på direkt tar vi reda på.

Väl mött på: https://meet.google.com/uxx-piqt-bxt

Workplace - bra när kollegorna arbetar på distans

I tider av hem- och distansarbete har dialog och samverkan på Workplace skjutit i höjden. Hitta era kollegor i ämneslärargrupper eller rektorsgrupper, ställ frågor och få råd om distansundervisning i de digitala grupperna G Suite och Skolans digitalisering. Maila workplace@academedia.se om du har frågor eller saknar inbjudan.

Filmer med tips för elever och vårdnadshavare

Academy har tagit fram en programserie med filmer om distansundervisning. Det är medarbetare runt om i landet som själva filmar sina tips till vårdnadshavare och elever. Filmerna läggs successivt upp på Academys youtube-kanal och på denna sida på medarbetarwebben. Använd er gärna av filmerna i er kommunikation med elever och vårdnadshavare och sprid dem i era egna kanaler, till exempel i skolans FB-grupp. Ni kan antingen länka till sidan där man hittar samtliga filmer eller länka till en enskild video. För att länka till en särskild video trycker ni på videons YouTube-ikon (i högra hörnet) och kopierar länken.

Nedan den film som riktar sig till lärare och skolledare med tips från rektor Edward Jensinger på NTI Gymnasiet i Lund.

Ekonomi

Nya faktureringsadresser

Vi påminner igen om att samtliga skolor och bolag har fått nya fakturaadresser som ska anges till våra leverantörer för beställningar:


Bolagsnamn AB (till exempel Sjölinsgymnasium AB)Box 213101 24 StockholmFakturareferens: XXXXX (samma som kostnadsställe)

HÄR finns en översikt av samtliga bolagsnamn och fakturareferenser.

HR

Lärarlönelyftet - anmälan stängd

Nu har sista dag för anmälan av nya lärarlönelyftet (LLL) passerat. Första utbetalningen av nya LLL görs på aprillönen, om tillägget inte redan börjat betalas ut.

Rektorer får information när nyanmälan öppnar igen i augusti 2020. Eventuella frågor hänvisas till lararlonelyftet@academedia.se.

Tjänsteplanering och budgetarbete

Tjänsteplanering och budgetarbete kan resultera i behov av omorganisation. Om du som rektor ser ett sådant behov - kontakta din HR-partner.

HR-relaterade frågor med anledning av Corona

Svar på frågor kring hemarbete, ersättning vid frånvaro eller andra HR-relaterade frågor uppkomna till följd av Coronaviruset hittas på Medarbetarwebben. Kontakta din HR Business Partner om du behöver stöd!

Inköp

Beställning av nya möbler inför skolstart augusti 2020

Sista datum för att beställa möbler från AJ Produkter för leverans inför skolstart HT 2020 är den 15 maj.

Stylistlärare - FÄRG penselkit till fördelaktigt pris

Kitet med 10 veganska penslar, limmade och pressade. Beställning ska göras innan 15/5, den kan vara ungefärlig och korrigeras till korrekt elevantal senare. Leverans samt fakturering sker i början av september. Kontakta angelicablixt@fargcollection.se för mer information.

IT

Paus för återlämning och datorförsäljning

Vi kommer att pausa all elevförsäljning och återlämning av utrustning som idag används som är tre år gammal. Eftersom det finns en stor risk att vi står helt utan leveranser i augusti så kommer vi använda den treåriga utrustningen temporärt till de kommande ettorna om vi skulle få leveransproblem på grund av coronavirusets spridning.

Många skolor har redan skickat ut brev med priser för försäljning till elever och vårdnadshavare. Målet är fortfarande att de skall kunna köpa (med rabatterat pris) eller kanske till och med få sin dator när vi inte längre behöver den.

Om vi i maj upptäcker att leveranserna av nya datorer kommer i tid kan vi starta försäljningen och återlämningen igen. Därför vi har valt att kalla detta en paus. Informera gärna era elever att det finns en möjlighet att portalen för försäljning av elevdatorer kommer att öppna igen vid ett senare datum.

Här finns förslag på brev som kan användas för att informera elever om försäljningspausen.

Extra rutiner för hemundervisning

Det finns en hjälpsida som uppdateras löpande, där lägger vi upp alla rutiner för att hantera teknik på distans.

Installera Adobe för elever som har hemundervisning.

Det finns nu en Google drive med alla Adobe installationspaket som ni kan dela med elever som behöver installera.

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/0AEzDQzM7Y9uRUk9PVA

Microsoft Edge påverkar Skola 24

Då Microsoft har uppdaterat Edge så kommer schemaklienten att påverkas för Skola24.

Läs mer här: https://www.skola24.com/support/driftinformation/uppdatering-av-edge-paverkar-schemaklienten/

Datorupphandling

Det är inte klart vilka modeller det blir för PC i år, men för Chromebook är det Lenovo och Apples nya Air kom nyss. Ni kan läsa mer här.

Hemsida för IT där ni hittar rutiner och arkiv med tidigare nyhetsbrev och streams: https://sites.google.com/academedia.se/it-information

Kalendarium med rutiner finner ni här.

För frågor, tveka inte att kontakta oss:

Per Melin, Digitaliseringsansvarig Gymnasiesegmentetper.melin@academedia.se, 0766470615
Richard Hallén, IT-Ansvarig Gymnasisegmentetrichard.hallen@academedia.se, 0724501739
Martin Kipowski, IT-Ansvarig Gymnasiesegmentetmartin.kipowski@academedia.se, 0761028319
Royne Berglund, IT-Chef Gymnasiesegmentetroyne.berglund@academedia.se, 0708393001

Juridik

Lagring av personuppgifter - GDPR

Med anledning av coronaviruset har vi behövt hitta nya arbetssätt samt andra sätt för att dela personuppgifter. Enligt Datainspektionens rekommendationer och våra interna rutiner ska känsliga personuppgifter, exempelvis uppgift om hälsa samt integritetskänsliga personuppgifter, (exempelvis personnummer) inte skickas per e-post.

Vi vill påminna om våra interna rutiner kring att dela och spara personuppgifter samt att gallra personuppgifter som inte längre behövs. Dela uppgifter till elever i avsedda system och inte per mail. Undvik att skicka listor som innehåller personuppgifter. Glöm inte att rensa mappen hämtade filer och papperskorgen löpande.

Rekommendation kring hur personuppgifter ska sparas:

    1. I avsett system
    2. Central server, Google Drive & OneDrive
    3. Personlig H:
    4. Lokalt på dator

Om ni har skickat ett mail som innehåller personuppgifter till någon som inte har rätt att ta del av personuppgifterna, är ni skyldiga att anmäla en personuppgiftsincident. Detta gör ni här på servicewebben.

För frågor kring GDPR, läs mer på tryggsidan eller kontakta ditt dataskyddsombud.

Lön

Tid- och utläggsrapportera och attestera i god tid

Löneavdelningen jobbar på med full styrka och gör allt de kan för att ge den bästa service i dessa tuffa tider. För att underlätta så är vårt råd att söka svar på frågor kopplat till sjukskrivning och frånvaro pga coronaviruset HÄR och på sidan Frågor och svar rektorer.

För att inte riskera att några löner blir fel så ber vi er alla att:

  • Registrera sjukfrånvaro i samband med insjuknande, dels för att medarbetare ska anmälas till Försäkringskassan i rätt tid och för att koncernen behöver få en direkt övergripande bild av sjukfrånvaron
  • Klarmarkering av tidrapport görs så tidigt som möjligt, dock senast den 1 april.
  • Attestering sker löpande istället för sista attestdag som är 6 april.

Påminnelse: Registrera konsulter och inhyrda medarbetare i HR+

Alla konsulter och inhyrda medarbetare behöver vara registrerade av sin chef i systemet HR+ för att konton och åtkomster till IT-system ska fungera.

Exempel på sådana IT-system är Google Drive/G-Suite, Office 365, SchoolSoft och PMO. Det gäller också möjligheten att logga in på en AcadeMedia-dator eller använda AcadeMedia-mail.

Anlitar du konsulter eller inhyrda medarbetare på din enhet som du tidigare inte har registrerat i HR+ så behöver du skicka in uppgifter om dessa via DENNA SIDA i supportwebben. (Som behörig beställare ser du formuläret, utan behörighet ser du bara instruktioner.)

Om konsulten redan är registrerad i HR+ behöver du inte använda formuläret. Är du osäker på om konsulten är registrerad i HR+, använd formuläret.

Lönespecifikation ersätter årlig kontrolluppgift

Från och med 1 januari 2019 gäller Skatteverkets nya regler för arbetsgivardeklaration och kontrolluppgifter. För den anställde innebär det att den årliga kontrolluppgiften ersätts med en månatlig kontrolluppgift.

Uppgifterna finns på Skatteverkets nya e-tjänst på ”Mina sidor” där redovisning av kontant bruttolön och avdragen skatt redovisas.

Vid deklaration kan man jämföra uppgifterna. Använd då lönespecifikation för december 2019. Längst ner på lönespecifikationen redovisas din totala bruttolön samt avdragen skatt för hela 2019.

Marknad

Digitala öppna hus ersätter fysiska möten

Snart drar omvalet igång, och som alla vet är förutsättningarna i år väldigt annorlunda. Därför har segmentsledningen beslutat att ställa in våra fysiska öppna hus under omvalsperioden. Planerade öppna hus ersätts istället av digitala aktiviteter som marknadsavdelningen har tagit fram en plan för. Mer information kommer att skickas ut av respektive marknadsansvarig inom kort.

Förändringar i marknadsföringen

Tills vidare stoppas all marknadsföring av elev för en dag och motsvarande, och möjligheten att anmäla sig till detta är borttagen från våra hemsidor. Övrig annonsering fortgår som planerat, med undantaget att vi ersätter annonser för öppet hus med annonser för våra digitala möten. Likt tidigare så riktar vi extra stöd och resurser till de skolor som har extra behov.

Vikten av tillgänglighet

Eftersom de personliga mötena med elever är begränsade, är det extra viktigt att vara tillgänglig via telefon, mail och sociala medier för att kunna svara på elevernas frågor.

Lokala kommunikationsplaner – deadline 30 april

Inom kort kommer ni att få en mall för er lokala kommunikationsplan utskickad. Syftet med de lokala kommunikationsplanerna är att de ska ta vid där marknadsplanen slutar, och ge oss det viktiga lokala perspektivet för varje skola. Deadline för att skicka detta till er marknadsansvarige är 30 april. Kontakta er marknadsansvarige om ni har frågor kopplat till detta.

Chatten i mars

Mars har varit som den månaden brukar, d.v.s. lugnet innan stormen som preliminärantagningen och omvalet i april innebär. Vi ser redan nu att det börjar dyka upp frågor om studenten, läsårstider för hösten och antagningspoäng. Covid-19 utbrottet har också lett till nya frågor. Tack vare ett gott samarbete mellan er ute på enheterna och våra staber har vi kunnat svara snabbt på de flesta frågor. Mellan den 2 - 23 mars besvarade vi 635 chattar. Under vecka 12 var det totalt 313 chattar mån-fre, varav 102 var Corona-relaterade.

Academy

Film om introduktionsprogrammen

Praktiska Gymnasieområdet har under hösten gjort en film om introduktionsprogrammen som riktar sig till elever och vårdnadshavare med annat modersmål än svenska. Syftet med filmerna är att uppnå en förbättrad kommunikation med vårdnadshavare och elever kring introduktionsprogrammens mål, syften och innehåll. Filmerna finns på svenska, arabiska, somaliska och persiska. Stort tack till Viggo Ulander som är filmens skådespelare och till Framtidsgymnasiet i Bromma där filmen spelades in!

Tankar kring betygssättning

Om några veckor kommer Academy ta fram material som förtydligar hur lärare ska sätta betyg i vår utifrån de rådande omständigheterna.

För att skapa ett så relevant innehåll som möjligt vill vi ha hjälp från våra lärare. Skicka in frågor och case som rör bedömning och betygssättning till oss genom att mejla carina.hall@academedia.se senast den 15 april.

Baserat på era frågor kommer betygsexperterna Anna Karlefjärd och Pernilla Lundgren, Karlstad universitet, bidra med innehåll till FAQ och filmer.