Administration

Uppdaterad 2019-05-08

Det administrativa arbetet på en gymnasieskola består av en variation av uppgifter. En del uppgifter är lagstadgade och måste ske på ett visst sätt och under en viss tid, andra uppgifter är lokalt förankrade och kan ha karaktären organisationsstödjande men de kan också vara teambuildande för lärare eller elever. Vad du som administratör har för uppgifter är en överenskommelse mellan dig och din rektor utifrån verksamhetens behov.

Nedanstående material - det administrativa årshjulet och de rubriklistor som följer - har skapats för att stödja våra skolors administrativa personal och möjliggöra en översyn och en framförhållning som gagnar våra verksamheter. I vissa fall kanske det inte är du som administratör som gör det - men de behöver likväl göras.

När man börjar som administratör - oavsett om man kommer in efter någon annan eller om man är med och startar en ny skola - så behöver man ett uppstartsstöd. Vårt administrativa uppstartsstöd har vi döpt till Administrativ onboarding. Det är ett material där du som nyanställd på en ny skola tillsammans med rektor kan ta beslut och markera vilka uppgifter du ska göra och vilka uppgifter andra ska göra - och också ta beslut kring vilka uppgifter som inte är aktuella för er organisation. Om du kommer som nyanställd till en skola som redan har en befintlig organisation kan det antingen vara så att den förra administratören kan delge dig onboarding-materialet eller så kan du efterfråga en överlämning som innefattar onboardingmaterialet. Administrativ onboarding innehåller både lagstadgade, tvingande uppgifter och förslag på uppgifter som brukar ingå för en administratör men det finns också möjlighet att på lokal basis lägga till egna uppgifter och plocka bort uppgifter som inte är intressanta.

Administrativ onboarding kan du ladda ner här.

Administrativt årshjul

Årshjul administration

Uppdaterat 2019-05-08


Vi har på central nivå skapat ett årshjul för de administrativa uppgifter som alla skolor gör under samma tillfällen under året. Genom att använda det centrala årshjulet för administration får du som administratör tillgång till:

  • Visuellt stöd för planering av läsåret
  • Listor med veckans uppgifter
  • Länkar till mer information
  • Mejladresser till kontaktpersoner

Utöver dessa funktioner är det också möjligt att få påminnelser via Outlook för alla åtgärder i årshjulet. Om du vill ha mer information om det centrala årshjulet för administration eller få påminnelser via Outlook kan du kontakta Maria Bivesjö maria.bivesjo@academedia.se

Om din skola vill investera i en egen licens för Plandisc och lägga in administrativa uppgifter (och kanske andra uppgifter också) vänligen kontakta Royne Berglund royne.berglund@academedia.se för mer information.


Schema

Att tänka på:

  • När du arbetar med schemaförändringar så bör du besluta dig för att antingen alltid göra alla ändringar i NovaSchem eller alltid göra alla ändringar i Schoolsoft
  • Du kan aldrig skicka över en schemafil från NovaSchem in i Schoolsoft innan du har skapat ett nytt läsår (se manual Skolstart)
  • Schema är ett levande dokument så vid schemabrytande aktiviteter såsom tex temavecka så kan schema läggas manuellt i Schoolsoft

v 23 - 32

  • Importera schemafilen (NovaSchem) görs gärna senast en vecka innan lärarna kommer
  • Skapa schema manuellt i Schoolsoft görs gärna senast en vecka innan lärarna kommer
  • Glöm inte att skapa och uppdatera kursgrupper efter att du läst in schemafilen
  • Klassplacera de nya eleverna i NovaSchem


Studieadministration

Att tänka på:

  • När en ny elev börjar under läsåret så ska den skrivas in i Schoolsoft med all information, schemaläggaren ska lägga till eleven i rätt klass och grupp i schemat, skicka en ny fil till admin som läser in schemat och uppdaterar kursgrupper och lägger till eleven på rätt mentor.


v 23 - 32

  • Kommunicera läsårstider så fort som möjligt på hemsidan
  • Beställa resekort till nästa läsår om man har årskort och till nästa termin om man har terminskort
  • Tillbakalämning och avregistrering av böcker från föregående år (bland annat skönlitteratur, matteböcker, fysikböcker och formelsamlingar) till biblioteket

v 32

  • Skapa nya klasser under Undervisningsgrupper för att kunna läsa in schemafilen
  • Skapa ett nytt läsår med allt vad som krävs genom att följa manualen Skolstart från Schoolsoft
  • Skapa mentorsgrupper
  • Kontrollera att alla elever i åk 3 inför läsårsstart har minst 2500p på studieplanen (notera om det skiljer mycket eller om saker bör korrigeras i studieplanerna - särskilt kan detta gälla individuella val).
  • Importera info gällande hemkommun inför elevfakturering. Se till att alla elever fick en hemkommun vid import från söksystemet.
  • Hantering av elever i Schoolsoft och kommunens elevsystem (om sådant finns) för framtida skolpengsutbetalning
  • Modersmål: Ta reda på vilka elever som vill läsa modersmål, anmäl till den instans där de ska läsa modersmål (hemkommun eller Academedia - 30 augusti är sista anmälningsdatum för nya och 13 maj för befintliga)

V 37

  • Avaktivera de lärare som ev har slutat (Obs! Avaktivera inte de som arbetar centralt)
  • Gå igenom SchoolSoft så att allt stämmer inför nya läsåret (Kontrollera t ex med lärare att alla deras kopplingar stämmer - kurser, undervisningsgrupper, mentorskap och liknande) - i samband med omdöme ?
  • Ta bort gamla elev-/personalkonton i Google

v 45 - 47

  • Beställa resekort till nästa läsår om man har terminskort

v 6

  • Se över studieplanerna - särskilt gällande åk 3

v 14

  • Ny kontroll av studieplaner inför student


Närvaro

Att tänka på:

  • Stötta lärarna i att rapportera närvaro efter varje lektion hela året
  • Närvarokontroll/ CSN- rapportering (utifrån lokal rutin) ska ske med regelbundenhet

v 32 - 35

  • Augustiinitiering – skicka fil till CSN med alla elever. Varje gång en ny elev skrivs in eller avslutas måste också detsamma göras mot CSN.
  • Uppdatera rutiner för läsåret så att den sedan kan publiceras på Schoolsoft och skickas hem till vårdnadshavare inför skolstart
  • Publicera och informera om årets mätperioder

v 15 - 17

  • Rapportera in studievägar + terminstider till CSN

Betyg

v 32 - 35

  • Registrera betyg för elever som har gått på annan gymnasieskola och medför betyg manuellt i Schoolsoft
  • Gör klart pärm eller dylikt för kommande löpande arkivering av betygskataloger under läsåret


v 44 - 48

  • Följ manualen Betygsättning Gy 11 from punkt 12 från Schoolsoft gällande kursavslut
  • Upprätta betygsperiod i SchoolSoft för betygsättning av terminens betyg
  • Skicka ut engångslösenord
  • Lärare bör påbörja betygsättning
  • Lärare kontrollerar att elever som ska betygsättas finns med i grupperna

v 49

  • Kontrollera att alla lärare är kopplade till rätt kurs och rätt undervisn.grupp inför betygsättning

v 1 - 6

  • Lärare genomför och gör klart betygsättning
  • Skapa betygskataloger
  • Publicera betygen i Schoolsoft

v 6

  • Registrera titel och beskrivning på gymnasiearbetet i noteringar i betygsdelen i Schoolsoft med hjälp av filutskick och importering

v 19

  • Kontrollera att alla lärare är kopplade till rätt kurs och rätt underv.grupp inför betygsättning
  • Kontrollera vilka elever som läst modersmål och att det ligger i deras studieplaner

v 19-23

  • Följ manualen Betygsättning Gy 11 from punkt 12 från Schoolsoft gällande kursavslut
  • Upprätta betygsperiod i SchoolSoft för betygsättning av terminens betyg
  • Skicka ut engångslösenord
  • Lärare kontrollerar att elever som ska betygsättas finns med i grupperna
  • Lärare påbörjar och genomför betygsättning
  • Skapa betygskataloger
  • Publicera betygen i Schoolsoft


Ekonomisk administration

Att tänka på:

  • Det kan vara värt att fundera på om eleverna ska ha årskort eller terminskort
  • Ta hjälp av Academedias ekonomiavdelning om funderingar eller problem uppstår, se även följande länk:

v 31 - 33

  • Förbered för utdelning av resekort för de elever som har rätt till det
  • Registrera korten i Schoolsoft
  • Registrera vilka elever som fått kortet utdelat genom att antingen skriva ut kvittenslistor för resekort eller skriv in kortnumret i Schoolsoft

v 40

  • Modersmålsersättning begärs från elevens hemkommun
  • Skicka ut fakturor efter icke inlämnade böcker
  • Deadline 10/10 för inlämning av busskortsredovisning

v 42

  • Utbetalning av APL, stipendier mm. Länk här

v 1

  • Registrera nya korten i Schoolsoft

v 6

  • Deadline 10/2 för inlämning av busskortsredovisning
  • Modersmålsersättning begärs från elevens hemkommun

v 14 - 18

  • Ansökan om särskilt stöd inför nästa läsår
  • Ansökan om förlängd studiegång


Gymnasievalet

v 40

  • Gymnasiemässorna börjar

v 3

  • Hemsida öppnar för ansökan till Gymnasiet (KSL), 17/1

v 7

  • Preliminär ansökan till gymnasiet stänger, 15/2

v 16

  • Hemsida öppnar för preliminärt antagningsresultat

v 17

  • Hemsidan för antagning öppnar för omval

v 20

  • Hemsidan för omval stängs ner kl. 24.00 den 15/5

v 27

  • Hemsidan öppnar för resultat av definitiv antagning, 2/7


Vårdnadshavare

Att tänka på:

  • Tillse att elevers kontaktuppgifter innehåller information om de vårdnadshavare som ska vara delaktiga och om möjligt ge båda/alla inloggningsuppgifter till Schoolsoft

v 32

  • Skicka ut ett informationsbrev till vårdnadshavare att vi vill ha in kontaktuppgifter, datorkontrakt, CSN-info, skolsköterskans rekvisition av hälsojournaler och hälsouppgifter, syv-uppgifter, GDPR-information när skolan börjar (ev via google forms)
  • Planering av vårdnadshavarmöten

v 36

  • Vårdnadshavarmöte


Elevdatabaser

v 36

  • Planerade studievägar rapporteras in till SCB

v 37

  • Tillse att alla elever som går i skolan är inskrivna i Schoolsoft och att de elever du har inskrivna i Schoolsoft överensstämmer med de registreringar som gjorts i kommunens databas

v42

  • Rapportera in pedagogisk personal till SCB 15 okt

v 1

  • Lärare rapporterar resultaten på Nationella kursprovet från HT till SCB

v 3 - 5

  • Administrera lösenord, antal klasser mm. inför skolenkäten

v 4-6

  • Skolenkäten från Skolinspektionen avser elever i åk 2 och pedagogisk personal
  • Academedias kundundersökning avser alla elever i gy.
  • Gymnasieenkäten i Sthlms län avser alla elever i åk2
  • Drogvaneundersökning Socialdepartementet, inte varje år och bara en klass i åk2 slumpas fram

v 23 - 24

  • Lärare rapporterar resultaten på Nationella kursprovet från VT till SCB
  • Skicka in info om NP till Academedia

Arkivering

Att tänka på:

  • Tänk på att det finns nya regler kopplade till GDPR.
  • Academedia har en tydlig arkiveringsplan som stipulerar vad som ska gallras och hur länge man får arkivera. Länk till arkiveringsplan
  • Då elev avslutat kurs mitt i termin el annat och betyg förts in i Schoolsoft skrivs betygskatalog ut och arkiveras

v 23 - 33

  • Sortera/släng gamla dokument från Google
  • Sortera/släng gamla mejl i Outlook
  • Arkivering av betyg
  • Arkivering av betygskataloger efter kursslut
  • Arkivering av nationella prov

v 23

  • Säkerställ att inloggningsuppgifter till UHR finns tillgängliga inför examensbevisinskickandet

v 24

  • Skicka in fil med examensbevis/ studiebevis till UHR och Academedia


Introduktionsprogram

Att tänka på:

  • I mötet med introduktionselever - utgå hela tiden från frågan Vad är målet med utbildningen?
  • Se till att ha en kontinuerlig uppföljning av ISP under läsåret

v 31-33

  • Möte med elever och VH för att planera den individuella studieplanen.
  • Besluta om vilka kurser som ska ingå: Gy-kurser, GR-kurser = upprättande av individuella studieplaner (ISP) för IM-eleverna.

Lärling/APL

v 42

  • 15 okt brytdatum HT då giltigt utbildningskontrakt mellan skola, elev, VH och lärlingsplats ska vara upprättat och signerat för att kunna ansöka om lärlingsbidrag och handledarbidrag. Digital lösning fr o m HT19
  • 15-30 okt Lärlingsfil sänds till huvudmannen via larling@praktiska.se, som sedan skickar ansökan till Skolverket senast 1 nov

v 7

  • 15 februari – brytdatum VT då giltigt utbildningskontrakt mellan skola, elev, VH och lärlingsplats ska vara upprättat och signerat för att kunna ansöka om lärlingsbidrag och handledarbidrag. Digital lösning fr o m HT19
  • 15-30 feb Lärlingsfil sänds till huvudmannen via larling@praktiska.se, som sedan skickar ansökan senast 1 april

Övrigt

v 31 - 33

  • Förbereda datorer
  • Förbereda upprop
  • Dela ut skåp (gör listor på detta) (detta görs med fördel samtidigt som reskort, lunchkort, taggar för inträde osv)
  • Publicera och/eller sätta upp klasscheman
  • Klasslistor, dra ut till ev krispärm, brandpärm etc.
  • Arbete med matfrågan, dialog med leverantör, kalendarium, lediga lov.

v 48 - 51

  • Boka skolfotografering inför studenten

v 4

  • Beställa Nationella prov hos Skolverket (om NP på våren)

v 17-22

  • Boka skolfotografering inför hösten